リプレイス工数がかかるならこのままでもよいかな。Quest ResearchがATS刷新に踏み切った理由

株式会社Quest Research
業界：コンサルティング / 広告・メディア（マーケティングリサーチ）
従業員数：50名～100名
採用種別：中途
事業内容： 「個人の想いに光をあてる」をミッションに掲げ、生活者一人ひとりの本音や価値観を丁寧に捉え、企業や社会の意思決定につなげることを目指し、自社開発の生成AIプロダクトによる「圧倒的な速さ」と、戦略コンサルティングファーム出身者らによる「質の高い分析・提言」を掛け合わせた、次世代のリサーチ・コンサルティング事業を展開しています。従来数週間かかっていた調査を、「プロダクト×リサーチの知見」を用いて数日で完遂させると同時に、事業成長に直結するインサイトを導き出し、企業の意思決定を強力に支援。また、リサーチの知見を一元的に蓄積・活用できる調査プロダクト「コルク」も開発・提供し、テクノロジーとコンサルティングを融合させたソリューションを提供しています。
サービスページ：https://qork.jp/product

「今のATSが完璧じゃないのはわかっている。けど工数をかけてまでわざわざ変更する必要ってどこまであるの？」採用担当者が抱える疑問に、株式会社Quest Researchも直面していました。昨年11月に立ち上がったばかりの採用チームで、実務を一手に担う中でシステム移行のリスク・工数を負うことは避けたかったからです。

しかし、結果として同社はPERSONAへの移行を決断。その裏には、懸念していたリプレイスの煩雑さを払拭する手厚いサポート体制と、日々の煩雑な業務を解消する数々の機能がありました。「移行が大変なら導入しなかった」と語る佐藤様・原田様に、導入の経緯と、リプレイスによって解消された具体的な現場の課題について、PERSONA事業部担当の小向龍之介が詳しくお話を伺いました。

毎週1時間の数字合わせ。社内報告のための集計作業

左：株式会社Quest Research 原田様、右：株式会社Quest Research 佐藤様

小向 : まず、お二人の現在の役割と、採用チームの体制について教えていただけますか？

佐藤様 : 私たちは昨年11月に入社し、そこから採用チームをゼロから立ち上げました。現在は、中途採用全般の戦略設計から実行までを私たちがメインで担当しています。私は主に選考プロセスの管理や責任者達との協議を進め、原田は候補者様とのコミュニケーションや採用広報としての発信活動を担当するなど、連携しながら採用活動を行っています。

小向 : PERSONA導入前、以前のATSを利用されていたときに運用面でどのような課題を感じていらっしゃいましたか？

原田様 : 最も頭を悩ませていたのは分析です。弊社では代表が採用を管轄しており、毎週の定例ミーティングで進捗数字を報告する必要があります。しかし、以前のATSではシステムの標準的な集計ロジックと、弊社の実態の数字にズレが生じていました。

例えば、リファラル経由の候補者様の場合、通常のフローをスキップしていきなり最終面接というケースがあります。しかし、以前のATSではプロセスを厳格に管理する仕様だったため、選考ステップを飛ばすことができず、通過していない1次面接や2次面接にダミーの通過実績を入力しないと、最終面接のステータスに進めませんでした。そうすると、当然ながら面接実施数や通過率のデータにノイズが混ざってしまいます。

小向 : そのままだと、正しい歩留まりが出せなくなってしまいますね。

原田様 : はい。ですので、毎週の報告前には必ずExcelなどを使い、システムから出したデータからダミーの数字を手作業で取り除く修正作業を行っていました。「この数字は実態と合っているか？」を一件ずつ確認して修正する作業に、毎週1時間ほどかかっていました。本来なら採用戦略を考えるべき時間を、数字合わせという事務作業に奪われている状態でした。

権限管理の煩雑さとスカウト媒体がさらに工数を圧迫させていた

小向 : 他に、現場の運用で困っていたことはありましたか？

PERSONA事業部　小向龍之介

原田様 : 権限管理の柔軟性のなさも使い勝手の悪さを感じておりました。以前のATSは権限設定が3段階ほどしかなく、「この情報は面接官に見せたいけれど、年収情報や前職の評価は見せたくない」といった細かい制御ができませんでした。

その結果、非常に工数のかかる運用を強いられていました。閲覧権限のないメンバーに情報を共有する際は、マスキング処理などの手作業を経てから、社内のセキュアな共有ツールを用いて展開していました。情報の取り扱いには細心の注意を払っていましたが、セキュリティ・コンプライアンス意識を高く保とうとすればするほど、採用担当者の工数が膨れ上がるという悪循環に陥っていました。

小向 : それは大変な工数ですね……。セキュリティリスクと工数の板挟みになっていたわけですね。

原田様 : はい。それに加えて、スカウト媒体の連携も課題でした。5〜6媒体を使っているうち、自動連携できるのは半分程度。残りの媒体からの応募者は、通知メールを見ながら手入力でATSに登録していました。こうした細かい作業の積み重ねが、少人数の採用チームを圧迫していました。

リプレイス工数がかかるならこのままでもよいかな。導入の決め手は伴走力

小向 : そうした課題がありながらも、システムのリプレイスには慎重だったと伺いました。

原田様 : 正直なところ、当初は「データ移行の手間がかかるなら、リプレイスはしない」と決めていました。ATSを変えるとなると、これまでの候補者データをエクスポートして、新しいフォーマットに書き換えてインポートして、さらに社内の面接官向けに操作マニュアルを作り直して……と、膨大な作業が発生するイメージがあったからです。ただでさえ日々の業務に追われている中で、そこにリソースを割く余裕はありませんでした。

小向 : その懸念がありながら、なぜPERSONAを選んでいただけたのでしょうか？

原田様 : 一番の決め手はサポート体制でした。相談の段階で、「データ移行の作業は当社がここまで巻き取ります」「マニュアルもベースの雛形があるので、少し調整するだけで展開できます」と、具体的な移行プロセスを提示してくれました。特に、並行稼働期間を設ける提案は安心材料になりました。いきなり切り替えるのではなく、余裕を持って準備を進められるスケジュールを引いてくれたことで、「これなら今の業務を止めることなく移行できそうだ」とイメージが湧きました。

チャットボットでは解決しない。対話ができるカスタマーサポートの価値

小向 : 実際の移行作業や、導入後のサポートはいかがでしたか？

佐藤様 : 期待通り、いや期待以上にスムーズでした。以前のATSのサポートは、システム内に設置されているチャットページでの対応が中心でした。一般的な操作方法などは即座に回答が得られる一方で、こちらの細かいニュアンスや個別の運用相談となると、どうしても定型的な回答にとどまってしまうことがありました。「今すぐこの課題を解決したい」という局面では、もどかしさを感じることも少なくありませんでした。

一方、PERSONAはSlackで担当者と直接繋がれます。「ここが分からない」と送ればすぐに返信が来ますし、文章で伝えにくい時は「今から5分だけ画面共有していいですか？」とオンラインミーティングでクイックに解決してくれます。単なるQ&Aの対応だけでなく、「御社のこの運用なら、この機能を使うと便利ですよ」といった提案までしてくれる。まるで「社内にもう一人詳しい担当者がいる」ような安心感があります。

分析工数は1/3・手動媒体連携工数もゼロに。PERSONA活用で起こった変化

PERSONAの分析デモ画面

小向 : 導入後、課題だった分析業務はどう変わりましたか？

原田様 : 代表への報告用データ作成にかかる時間は、体感値で約1/3（20分程度）に削減されました。PERSONAは集計軸が非常に柔軟で、以前は出せなかった面接実施日ベースでの集計もボタン一つで可能です。また、イレギュラーな選考フローについても、システム側で柔軟にタグ付けや除外設定ができるため、CSVを吐き出して手動で加工する作業がなくなりました。画面を見れば直感的に今どうなっているか分かるので、わざわざレポートを作り込む必要すらなくなってきています。

小向 : 権限管理や媒体連携の課題はどう解決されましたか？

原田様 : 媒体連携のインパクトは非常に大きいですね。具体的に言うと月間の応募者のうち半数のほどがスカウト媒体経由でして、そのうちのさらに半数は自動連携できず、1人あたり10分かけて手入力していました。

PERSONA導入後は連携媒体が増えたことで、毎月3時間弱の手入力工数が完全にゼロになりました。応募数が増えても、こうした単純作業に時間を奪われないというのは、少人数チームにとって非常に心強い変化です。

また、権限管理についても、項目単位で見せる・見せないを細かく設定できるようになったので、外部ツールを使ったアナログな共有は一切不要になりました。URLを共有するだけで安全に情報を渡せるようになり、セキュリティと効率の両立ができています。

地味だけど手放せない現場目線の便利機能たち

小向 : 他に、実際に使ってみて「これは便利だ」と感じた機能はありますか？

佐藤様 : 細かい部分ですが、日々の業務でふとした瞬間に「地味だけど便利だな」と感じる、かゆい所に手が届く機能が多いですね。

例えば、ハイパーリンク機能です。候補者画面にある虫眼鏡ボタンを押すだけで、企業名や大学名を検索できます。偏差値や企業規模を調べる際のリサーチ時間が短縮されました。

そして、左サイドバーのカスタム機能です。弊社独自の選考フロー名に合わせてメニュー名を変更・保存できるので、今どこに誰が滞留しているかが直感的に分かります。以前のATSではシステム側の定義語（例：書類選考、一次面接など）に無理やり合わせて運用していたので、このストレスがなくなったのは大きいです。

移行が大変そうで現状維持を選ばないで。リプレイスで手に入れる作業からの解放

小向 : 最後に、現在ATSの導入やリプレイスを検討されている企業へメッセージをお願いします。

原田様 : 既にATSを導入している企業様ほど、「移行が大変そう」「今のままでも何とかなっているから」という理由で、現状維持を選んでしまいがちだと思います。私たちも全く同じでした。

ですが、PERSONAのようにサポートが手厚く、データ移行まで並走してくれるパートナーを選べば、その懸念は払拭できます。システムを変えるということは、単にツールが変わるだけでなく、これまで当たり前だと思って我慢していた無駄な作業から解放されるということです。コストを適正化しつつ、分析や連携などの機能をアップデートできるのであれば、一歩踏み出してリプレイスを検討してみる価値は十分にあると思います。まずは今の運用をそのまま移行できるかを相談してみることから始めてみてはいかがでしょうか。

お忙しい中、貴重なお時間をいただき、誠にありがとうございました。移行の手間という心理的なハードルを乗り越え、より本質的な採用活動へとシフトされたQuest Research様の姿勢がとても印象的でした。PERSONAも、皆様の成長フェーズに合わせて、機能・サポート両面で進化を続けてまいります。

改めまして、このたびはインタビューへのご協力、本当にありがとうございました。