「大きな不満はない」の裏にあった課題。採用拡大期にリブ・コンサルティングがATSを見直した理由

株式会社リブ・コンサルティング
業界：コンサルティング
従業員数：100名～500名
採用種別：中途・新卒
事業内容：「100年後の世界を良くする会社を増やす」をミッションに掲げ、中堅・ベンチャー企業から大手企業まで幅広い領域で総合経営コンサルティングを提供。戦略策定から実行支援までを一気通貫で伴走する独自のスタイルで企業変革を推進しています。

長年使い続けたATSに大きな不満はない。けれど事業が拡大し採用人数が増えていく中で「このまま同じ仕組みで回し続けられるのか」という漠然とした不安を感じている――そんな企業は少なくありません。大きな不満がないからこそリプレイスの検討は後回しにされがちですが、気づいた時には採用規模にシステムが追いつかなくなっているケースをよくお伺いします。

株式会社リブ・コンサルティング様でも以前のATSを約6年間ご利用いただいていましたが、採用拡大に伴い登録数やプール数のプラン上限に直面されました。また事業部ごとに異なる選考フローやイレギュラーな選考パターンの管理・分析も時間をかけて行っておりました。

PERSONAへのリプレイス後は選考のボトルネックが可視化され集計分析にかかる工数が約半分に。またカレンダーやWeb会議ツールとのシームレスな連携により事務的なオペレーションコストも大幅に削減されています。 本記事では導入の背景から具体的な成果まで、HR事業部 マネージャーの中田将太様にPERSONA事業本部の島倉悠斗が詳しくお話を伺いました。

年間70名のキャリア採用を数名体制で推進。全員が一気通貫で担当する

島倉： まず中田様の担当業務と採用チームの体制について教えてください。

中田様： キャリア採用チームのマネージャーを務めています。年間60～70名ほどの中途採用をお迎えする組織で、私以外にメンバーが2名アシスタントが2名という5名体制です。私自身も書類選考や面接を行いつつチーム全体が円滑に回るよう体制を整えていくのが役割です。

島倉： 中田様ご自身も日々採用活動をされながらマネジメントも兼任されているのですね。

中田様： そうですね。基本的には全員がポジションを持ち、書類選考から面接、クロージングまで一気通貫で対応しています。この規模の採用を少数精鋭で回しているからこそオペレーションの効率化は常に重要なテーマでした。

6年間使い続けたATSに大きな不満はなかった。ただこのままでいいのかという問い

株式会社リブ・コンサルティング　中田将太様

島倉： 以前のATSを6年ほどご利用されていたとのことですが、リプレイスを検討された背景を教えてください。

中田様： 以前のATSには一定満足しており毎年契約を更新していました。ただ採用人数が拡大していく中で既存の契約プランでは登録数やプール数の上限に達しそうな状況でした。プランを変更するとコストが上がるため、そのタイミングで他のサービスとの比較検討を始めたのがきっかけです。

島倉： コスト面がきっかけだったとのことですが、運用面ではどのような課題を感じていらっしゃいましたか。

中田様： 以前のATSを導入した当時は年間数名の採用だったため、運用の課題感はありませんでした。ただそこから採用人数を拡大させていくにつれて事業部や職種が増え、選考フローのバリエーションも幅広くなっていきました。イレギュラーなケースが発生した時にそれを正確に集計・分析することが既存のATSでは難しくなっていました。コストの問題に加えて候補者登録数の上限の問題、そして多様な選考フローを加味した分析を実現することという両方を解決できるシステムを探していたというのが実態でした。

上場直前のリプレイスを後押しした採用視点のプロダクト思想

PERSONA事業本部　島倉悠斗

島倉： 比較検討の中でPERSONAに決めていただいたポイントはどこでしたか。

中田様： 大きく2つあります。1つ目はエージェントとして企業の採用支援をしている会社だからこその知見がプロダクトに反映されている点です。採用側が何に困っているかを理解した設計思想になっていると感じました。2つ目はPERSONAチームのスタンスです。プロダクトの活用方法はもちろんのこと、今は実現できないことに対しても「なんとか解決しよう」という姿勢でヒアリングや提案をしてくださり、導入前から一緒に採用を良くしていくパートナーであると感じました。

島倉： とても嬉しいお言葉ありがとうございます。ATSの選定にあたって重視されていた観点をもう少し詳しく教えていただけますか。

中田様： 具体的には3つの軸で見ていました。1つ目は採用を成功させるための基本機能をシンプルかつ迅速に処理できるか。2つ目はガバナンスの観点で見れる情報を自社側でコントロールできるか。3つ目が利便性で、日程調整のスピードやイレギュラー発生時の柔軟な連携、そして採用を数字で捉えて現場にフィードバックできる分析基盤があるか。この3つをすべて満たしていたことが大きかったです。

島倉： 導入のタイミングとしては上場準備と重なっていたかと思いますがその点で社内調整はいかがでしたか。

中田様： おっしゃる通り非常にシビアなタイミングでした。情報システム部門からは候補者情報の引き継ぎについて、経理・財務からはコストについて当然確認が入りました。ただ我々が重視しているのは採用を成功させること、候補者を大切にするということなのでその優先度を踏まえた上で上場直前ではありましたが導入を判断しました。加えてPERSONAはガバナンス面も担保されておりコストについても当社の事情に合わせたプランニングをしていただけたのでこれらの懸念を超えることができました。

選考のボトルネックが一目で分かるようになった。集計工数は約半分に

PERSONAの分析デモ画面

島倉： 実際に運用が始まって1番効果を実感されたことは何ですか。

中田様： 選考プロセスにおいて何がボトルネックになっているかが非常に分かりやすくなったことに尽きます。どのプロセスに今何人が進んでいて日程調整中に止まっている方が誰なのかを視覚的に確認しやすくなったので候補者の状況に合わせたフォローや催促がしやすくなりました。これが選考リードタイムの短縮に直結していると感じています。

島倉： 集計や分析の工数についてはいかがですか。

中田様： 当社では毎週のエントリー数や歩留まりの確認と月次でのセグメントごとの分析を行っています。CSVの吐き出し方を事前にコントロールできるようになっているのでかかる時間は体感以前の半分ぐらいになっています。期間を少しだけ変えたい、この人だけでセグメントを切り直したいといった柔軟な操作ができるのも助かっています。

Zoomリンクの発行もアンケートもATS内で完結。想定外の利便性

島倉： 導入時に予想していなかったが便利と感じていただいている機能はございますか。

中田様： いくつかあります。まずWeb会議のリンク発行がPERSONA上でできることです。候補者に合わせたリンクが自動で発行されるため複数のツールを行ったり来たりしなくて済むようになりました。以前のATSではカレンダー連携が弊社のオペレーションと合わず別で日程調整ツールを使っていたのですが、PERSONAではカレンダーもZoomもATS上でシームレスに連携されています。

島倉： もし他にも満足頂いている機能があれば、教えていただけますか。

中田様： そのほかで申し上げるとやはりアンケート機能が挙がります。以前は外付けのアンケートツールで取得した情報をATSに統合する手作業が発生していましたが、今はPERSONA上でカスタマイズしてアンケートを作成し候補者情報と紐づけて一元管理できるようになりました。

2～3ヶ月前の要望が気付けば実装されている

島倉： 開発体制や改善スピードについてはどのような印象をお持ちですか。

中田様： 非常に柔軟かつ迅速だと感じています。導入してから様々な要望を出させていただきましたが、2〜3ヶ月前にお伝えしたものは気付けば実装されています。

島倉： うれしいお言葉をいただき、ありがとうございます。

中田様： ATSを使っていることやこれができないといったストレスが意識から消えていくのは理想的な状態だと思います。その上で新しい機能が次々と追加されていくので使い続ける安心感がありますね。

小さな不満をそのままにせず、まずは話を聞いてみることが重要

島倉： 最後にATSの導入やリプレイスを検討されている企業へメッセージをお願いします。

中田様： 継続的に採用を行っている企業であればATSは効率性の観点でも公平性の観点でも使うべきものだと思っています。一方でどのシステムが自分たちにフィットしているかは話を聞いてみないと分からないことが多いです。「ATSではこれはできなさそう」と思っていたことが実はもう改善されていたり別の方法で解消できたりするケースがあります。

島倉： リプレイスのコストに対する不安についてはいかがですか。

中田様： ATSに限らず基幹システムのリプレイスコストは高いため、どの会社も一定の不安はあると思います。データ移行の問題や操作の変化に慣れる社内の学習コスト、金銭的なコストなど挙げ始めたらきりがありません。もちろんこれらの優先順位をつけて検討する必要がありますが、その検討自体が面倒なので多少値上がりしても使い続けてしまうことが正直多いのかなと感じます。ただ実際に相談してみると「それはもっと簡単にできますよ」「今より安く、今以上のことができますよ」ということが分かったりします。大きな不満はなくとも、その小さな不満の積み重ねが日々の業務をひっ迫させているかもしれません。ぜひ一度、無理だと思っていることも直接聞いてみるというのが重要だと今回のATSのリプレイスで強く感じました。

お忙しい中貴重なお時間をいただきありがとうございました。 6年間使い続けたATSからのリプレイスという大きな決断の背景にあった「候補者登録数の上限と多様な選考フローを加味した分析の両立」という課題感、そして「分析にかかる工数が、体感以前の半分ぐらいになっています」とおっしゃっていただいたことが非常に印象的でした。

引き続きいただいたご要望に真摯に向き合い、スピード感を持って改善を重ねてまいります。

改めましてこのたびはインタビューへのご協力本当にありがとうございました。