年間100名採用のデータ集計は、なぜほぼゼロになったのか？ 一休社がアナログ集計から脱却したリプレイス導入の裏側

株式会社一休
業界：IT・通信
従業員数：100名～500名
採用種別：中途
事業内容：高級ホテル・旅館の予約サイト一休.comや、厳選されたレストランの予約サイト一休.comレストランを中核に、スパ、海外ホテル、ふるさと納税、お取り寄せなど、ハイエンドな体験に特化したオンライン予約プラットフォームを運営。 「こころに贅沢させよう。」をコンセプトに、オウンドメディア一休コンシェルジュを通じた上質な体験の提案や、飲食店向けSaaS　RESZAIKOによるDX支援など、旅と食を軸に高級・上質な体験を求める一休会員に安心してご利用いただけるサイトを目指しています。

採用人数が増加すると、正しくPDCAを回すための正確な分析が不可欠になります。しかし、ATS（採用管理システム）を導入していても、「分析に必要な数値が反映されていない」「システム側の仕様と自社の理想的な管理方法が合わず使いづらさを感じる」「日々の業務に時間がとられ分析まで手が回らない」といった課題を抱える企業は少なくありません。

株式会社一休様でも、年間約100名の採用を行う中で、分析精度の課題や手作業によるオペレーション負荷が増大していました。そこで同社は、データ分析の工数削減と精度向上、そして採用業務全体の効率化を目的に、採用管理システムPERSONAをリプレイス導入いただきました。本記事では、導入の背景から具体的な成果まで、株式会社一休 コーポレート本部 人事総務部の牧野 舞様に、PERSONA事業本部の島倉悠斗が詳しくお話を伺いました。

営業、CSを経て人事へ。現場をよく知るからこそ、採用の質にこだわる

島倉：まず、牧野様の現在のご担当業務と、これまでのご経歴について教えていただけますか？

牧野様：現在は主に、営業職の採用を担当しています。ボリュームとしてはかなり大きく、昨年度の実績でいうと、年間で約100名の方にご入社いただきました。

これだけの規模で営業職を採用するには現場理解が不可欠なのですが、実は私自身、新卒で入社した当時は人事ではなく、営業として働いていました。 元々は宿泊施設様やレストラン様のもとに足を運ぶ営業活動を行っていたのですが、その後、ライフステージの変化に合わせて少し現場の前線から離れ、カスタマーサービスでお客様のお問い合わせ対応などを経験してから、人事へ異動したという経緯があります。

社内の様々な部署を経験し、営業としての現場の空気感も、CSとしてのお客様の声も知っている。だからこそ、採用においても「どんな方が現場で活躍できるか」という"質"の視点は特に大切にしています。ただ、その質にこだわりつつこれだけの人数を採用するとなると、どうしてもオペレーションの効率化は避けて通れない課題でした。

分析だけで1日が終わることも。アナログ管理の限界点

株式会社一休 コーポレート本部 人事総務部　牧野 舞様

島倉：現場を熟知されているからこそ、採用の質と量の両立にはご苦労されたかと思います。既に他社の採用管理システムを導入されていらっしゃいましたが、PERSONA導入前は具体的にどのような課題を抱えていらっしゃいましたか？

牧野様：特に「日程調整」と「分析」の2点に大きな負荷がかかっていました。
日程調整は、候補者様と面接官の空き予定を目視で確認し、メールでやり取りするアナログな運用でした。さらに大変だったのがWeb面接の準備です。当時はZoomのURLが自動発行されなかったため、手動でURLを発行し、それをATSの画面にコピペしてご案内していました。 非常に精度の高い仕事をするアシスタントでしたが、アナログな運用下では「URLの貼り間違いはないか」といった細かな確認作業に対し、本人のなかで常に小さくない緊張感があったのが実情です。

島倉：採用数が多い分、その確認コストも積み重なりますよね。分析面はいかがでしたか？

牧野様：分析も同様に大変でした。週に数時間をかけてデータを集計していたのですが、出した数字に違和感がある時――例えば「ここの歩留まり、何かおかしくない？」となった時は悲惨です。 データの入力漏れなのか、集計ミスなのかを確認するために、一件一件データを見に行かなければならず、それだけで一日仕事になってしまうこともありました。分析のための集計に時間を取られ、本来やるべき課題の発見や対策に時間を使えていないというジレンマがありました。
また、ポジションごとに選考フローが異なるため、手動運用ではどうしても手順を間違えてしまうリスクがありました。「この職種は次にこれをやらなきゃいけない」という工程が抜けてしまうなど、人的ミスを防ぎきれない点も課題でした。

良い噂を聞いて他社比較なしで即決。決め手は"ワクワク感"と"信頼"

PERSONA事業部　島倉悠斗

島倉：多くのATSがある中で、なぜPERSONAを選んでいただけたのでしょうか？

牧野様：きっかけは、当時の人事部長が「PERSONAがいいらしいよ」と噂を聞きつけてきたことでした。実際に提案を受けてデモ画面を見た時、私たちが抱えていた分析の負荷と日程調整の煩雑さという課題がクリアになるイメージが明確に湧きました。
正直にお話しすると、他社製品との詳細な比較検討はほとんどしていません。「これなら直感的に操作できそう」「今までできなかったことが実現できそう」というワクワク感が一番の決め手でした。既存のATSと比べてもコストパフォーマンスも良かったですし、何より「開発スピードが速そう」「要望に応えてくれそう」という期待感がありました。社内でも「これならいいね」とスムーズに導入が決まりましたね。

難航する調整工数が10分の1に。ミスが起こりようがない仕組みへ

島倉：実際に導入してみて、定量的な効果はありましたか？

牧野様：劇的な変化がありました。まず日程調整ですが、スムーズな案件で1/3強の工数削減、調整が難航するような複雑な案件では、体感値として工数が「10から1」に減った感覚です。

以前は手作業で行っていたZoom URLの発行やカレンダーへの予定登録がすべて自動化されたことで、ダブルチェックの手間がなくなりました。「ミスが起こりようがない仕組み」になったことで、アシスタントの心理的な負担も大きく軽減されました。

また、ダイレクトリクルーティングメディアからの自動取り込みも非常に助かっています。以前は手動で入力していましたが、今は自動連携されるため、日程調整などの業務にすぐ着手できるようになりました。

島倉：採用後のオペレーションについても改善されたと伺いましたがお聞かせ願えますか？

牧野様：はい、外部の労務管理システムとの連携ですね。内定をご承諾いただいて入社が決まった方を労務管理システムに招待する際、以前は情報を手動で転記していたため、転記ミスが発生しないよう、常に気を配る必要がありました。 PERSONA導入後はここも自動連携できるので、コピペ作業が一切不要になり、ミスなくスムーズに入社手続きへ移行できています。

痒い所に手が届く現場視点のUXと、驚異的な開発スピード

島倉：日々の業務の中で、特に気に入っている機能や使い勝手はいかがですか？

牧野様：現場目線で地味に便利な機能がたくさんあります。
ワンクリックコピー機能: 候補者様の名前などをワンクリックでコピーできる機能。毎日の業務で頻繁に使うので、これがあるだけでストレスが全然違います。
ラベル機能: 日程調整待ちや面接結果待ちなど、候補者様のステータスごとにラベル管理できるので、今誰を追いかけるべきかが一目でわかります。
複数求人の紐付け: 一人の候補者が複数の求人に応募したり、選考途中で経路が変わったりしても、正確にデータを紐付けて管理できるようになりました。以前は差し替え対応しかできず、厳密な集計が難しかったので助かっています。

PERSONAの候補者デモ画面（複数の求人の選択が可能）

島倉：開発スピードについてはいかがでしょうか？

牧野様：開発スピードについて最も印象的だったのは、私たちのリクエストに対する瞬発力の高さです。「思いを口にすれば、すぐに形にしてくれる」という全幅の信頼を置ける対応の速さには、本当に感服しました。

もちろん、すべての要望が即座に叶うわけではありませんが、できること・できないことを含めていつも誠実に向き合ってくださいますし、何より一つ一つのアップデートが現場の課題に直結するインパクトの大きなものばかりです。 他社のシステムでは微修正程度の更新が多い中、PERSONAは私たちの声を聞いてシステム自体が常に進化し続けている。その姿勢があるからこそ、私たちも安心して使い続けられるのだと思います。

集計時間はほぼゼロ。感覚を"科学"する採用へ

島倉：分析業務の負荷はどう変わりましたか？

牧野様：以前は週数時間かかっていた集計作業が、今はボタンをポチポチするだけで完了するので、集計にかかる時間はほぼゼロになりました。 見たいデータが瞬時に可視化されるため、浮いた時間を課題の発見や対策の検討に充てられるようになりました。「今、このフェーズに誰がいるか」も直感的に把握できるので、会議での報告もスムーズです。

島倉：今後、PERSONAを使って実現したいことはありますか？

牧野様：今後は蓄積されたデータを活用して、採用の質をさらに高めていきたいです。これまでは「なんとなくこういう人が活躍している」という感覚値で語っていた部分を、データで裏付けたいと考えています。

特に期待しているのが、今後リリース予定の職務経歴書の自動読み込み機能です。 候補者様の経験業界や職種などの情報が自動で構造化データとして蓄積されれば、「どのようなバックグラウンドの方が活躍しているか」といった高度な分析が可能になります。 PERSONAなら、単なる効率化ツールにとどまらず、将来的な採用戦略の基盤になってくれると期待しています。

島倉：最後に、現在ATSの導入や切り替えを検討されている企業へメッセージをお願いします。

牧野様：もし今、分析や日程調整といった作業に時間を取られているのであれば、一度PERSONAの話を聞いてみることをお勧めします。 導入することで、事務的な工数が減るだけでなく、ミスがなくなることで、採用担当者が本来向き合うべき人や戦略に時間を使えるようになります。 また、要望を出せば一緒により良いシステムを作っていけるパートナーとしての安心感もあります。この快適さと進化のスピードを、ぜひ体験していただきたいですね。

お忙しい中、貴重なお時間をいただき、誠にありがとうございました。牧野様のお話から、PERSONAが単なる業務効率化ツールとしてだけでなく、データの蓄積を通じて「採用の質を科学するための基盤」として活用されようとしていることが、とても印象的でした。

「こころに贅沢させよう。」——そのコンセプトの通り、ユーザーに上質な体験を届ける一休様だからこそ、採用活動においても妥協なく、常に進化を続けられているのだとインタビューを通して強く感じました。 PERSONAも、皆様のその高い期待に応え続けられるよう、これからもいただいたご要望に対してスピード感を持って改善を重ねてまいります。

改めまして、このたびはインタビューへのご協力、本当にありがとうございました。