「人事が頭を使うべき判断以外の作業がほぼ全部消えました」オープンハウスグループのメルディアが応募者2倍を実現した裏側とは

株式会社メルディア
業界：不動産
従業員数：500～1000名
採用種別：中途
事業内容：株式会社メルディアは、「同じ家は、つくらない。」をポリシーに、一棟一棟のデザインが異なる住宅を手掛ける総合不動産会社です。一都三県および愛知県をメインエリアとして、分譲住宅・注文住宅・投資用不動産まで幅広く展開しており、お客様の妥協のない家づくりを全方位から実現しています。

人手は増えないが、採用目標が上がりやらなければならないことが増えていく……。
そうした悩みを抱える人事の声をよく耳にします。ATSを導入していても、応募者情報の手動登録や現場へのリマインド対応、媒体ごとのCSV集計など、本来自動化できるはずの作業が積み重なり、判断すべき業務に時間を使えない状況に陥りがちです。

株式会社メルディアも、以前は同じ課題を抱えていました。少人数チームで中途採用を担う中、手動登録だけで毎日最大1時間を費やし、現場面接官や紹介会社へのリマインド対応に追われる日々。本来時間を割くべき活動に時間を割ききれない状態にありました。

そんな状況の中、長年活用していたATSの料金見直しを機にPERSONAへ移行した結果、手動作業はほぼゼロにすることを実現されました。エージェントへのアプローチや採用広報に時間を充てられるようになり、応募数は前年比2倍を達成しました。

本記事では導入の背景や具体的な成果まで、人材開発部中途採用グループ主任の淺野結佳様に、PERSONA事業本部の島倉悠斗が詳しくお話を伺いました。

既存ATSの慣れに潜む、手動オペレーションの数々

株式会社メルディア　淺野結佳様

島倉：はじめに淺野様の担当業務や、PERSONA導入前に抱えていた課題について教えてください。

淺野様：中途採用は、私と採用責任者の2名で、全応募チャネルを戦略立案から集客・面接・その後のフォローまで一貫して担当しています。

当時は社内で別のATSを長く使っていたのですが、正直運用上の課題等は大きくは感じておりませんでした。
ただ料金見直しのタイミングで他のサービスを見ていく中で、既存のATSに慣れているがゆえに当たり前に感じていた手動作業の多さに課題を感じ始めるようになりました。たしかに求人媒体からの応募情報はすべて手動で取り込みを行い取り込み漏れがないかチーム内でチェックしながらやっていましたし、候補者管理もスプレッドシートで別管理していたので作業量としてはかなり多かったです。

決め手は応募数増加のイメージと、疑問が出ないUI

島倉：リプレイスを検討するにあたって、どんな観点で選定されましたか？

淺野様：機能に対する費用感と、操作性です。既存のATSの料金見直しタイミングだったため、機能に対して適切な費用感なのかは重要視しておりました。また現場の面接担当や役員にも使ってもらうので、都度質問を受けているとどうしても業務がひっ迫してしまいます。そのため、社内から疑問が出ない操作感であることが大事でした。

その他の機能面での決め手は、自動取り込み機能が一番でした。弊社は集客の大部分が人材紹介会社様経由なので、エージェント様にとっても使いやすいか、推薦しやすいかどうかが非常に重要でした。実際に各エージェント様にPERSONAについてヒアリングをしたところ、「推薦ページに履歴書を添付するだけで入力が完了するので楽」という声が多くて、そういった声からも応募促進のイメージを持つことができ決定の後押しになりました。

応募数2倍の中で、人事が頭を使うべき判断以外の作業がほぼ全部消えました

島倉：導入後に実感された効果を教えてください。

淺野様：一言でいうと、人事が頭を使うべき判断以外の作業がほぼ全部消えました。以前は面接をしていない時間はATSをずっと開きっぱなしで事務作業しているような状態でした。一方で今はATSに触る時間はほぼなく、それ以外の頭を使うべき判断のための時間を確保できております。

実は応募数は前年比で2倍くらいに増えているのですが、作業量が増えた感覚がなく、むしろ減ったんじゃないかというくらいです。

島倉：特にインパクトが大きかった機能についても教えてください。

PERSONA事業部　島倉悠斗

淺野様：一番は日程調整ですね。PERSONA上で発行されたリンクをエージェント様に送るだけで、そのまま勝手に調整されています。

また併せてリマインドメール機能も大きいです。エージェント様への日程調整のリマインドもそうですが、社内面接官への評価入力のリマインドなど、依頼のたびにリマインドのタスクが膨れ上がっていました。ただ、今は1日後・3日後などあらかじめリマインドタイミングをPERSONAで設定するだけで勝手にリマインドしてくれるので催促することがなくなりました。

シームレスな連携機能が、管理をさらに楽に

島倉：媒体連携やエージェントとの推薦ページ周りはどう変わりましたか？

淺野様：圧倒的にスムーズになりました。これまでは手動でやっていた分が今は自動連携されています。また、細かいことですが媒体リンクが掲載されているので、いちいち媒体を開いて求人を探しに行くという手間もなくなりました。またそこから直接媒体上のページに遷移できるのも助かっています。

エージェントの推薦ページについても、「推薦しやすくなりましたね」という声はいただいており、想定通り好評をいただき、応募数も増加しております。

人事に向き合う便利機能たち

島倉：日々の業務の中で、特に気に入っている機能はありますか？

淺野様：全体的にですが、人事の細かいワークフローをよく理解して作られているな、と感じています。たとえばこういった機能が日々活用する中で助かっています。

・ワンクリックコピー：名前・メールアドレス・電話番号をワンクリックでコピーできる。
・ステータスの一覧表示：左側のサイドバーに選考中・未読といったステータスが一目でわかるように表示されているので、日々の確認がしやすい。
・応募通知メールでの本文全文表示：PERSONAからの通知メールから候補者情報が全て確認できる。そのため、すぐ対応すべきかどうかの確認をATSにログインせずともメールで可能になった。

PERSONAのデモ画面（左側でステータスを一覧表示）

応募数2倍を実現！工数削減が攻めの採用を可能に

島倉：応募数が2倍になった要因はどんなところにあると思いますか？

淺野様：直接的な要因はいくつかありますが、PERSONAで工数が減ったことで頭を使うべき判断のための時間が増え、今まで時間が取れなかったエージェント様への紹介促進施策や、密な連携が取れるようになりました。あとは求人のブラッシュアップや、会社の魅力を伝えるための採用広報など、本来時間をかけるべきことに集中できるようになったことが大きいと思います。間接的なものもありますが、確実に影響しています。

要望を言っている間にリリースされている。驚くほどの開発スピード

島倉：開発スピードや対応についてはいかがですか？

淺野様：驚くほど早いです。要望を出すと、数日後には実装しましたと連絡が来ることがあります。もちろんすべてが実装されるわけではありませんが、しっかり声を聞いていただいて、社内で真剣に話し合ってくださっている様子が伝わってきます。

一番良かったのは、スマホでの使いづらさをお伝えしたときにすぐ改善していただいたことです。外出先でも以前は滞っていた操作がスムーズにできるようになりました。一緒により良い環境を作っていける実感があります。

日々の事務作業から解放され、本質的な業務に集中する感覚をぜひ味わってほしい

島倉：最後に、PERSONAの導入を検討されている企業様へメッセージをお願いします。

淺野様：ATSは情報を入れる箱だと思われがちですが、PERSONAは管理作業そのものをなくし採用を加速させるためのエンジンだと思っています。日頃不要なクリック作業や催促業務などの事務作業に疲弊しているなら、今すぐ変えるべきだと思っています。

事務作業から解放された分、エージェント様とのリレーション構築や採用広報戦略など、本来人事が時間を割くべきクリエイティブな仕事にリソースを集中できるようになりました。応募数が増えても工数を増やさず運用できる、この解放感をぜひ味わっていただきたいです。

もしPERSONAがなければ、今の採用規模をこなすためにあと1~2名の担当を増員しなければならなかったと思っています。その人件費と比べれば、投資効果ははかり知れません。

お忙しい中、貴重なお時間をいただき、誠にありがとうございました。淺野様のお話から、PERSONAが単なる情報を入れる箱にとどまらず、人事が本来注力すべき仕事に集中できる環境を支えるエンジンとして活用いただいていることが、とても印象的でした。

「人事が作業から解放され、本来時間を使うべき判断に時間を使うことができている」というお言葉は、私たちがPERSONAを通じて実現したいと考えてきたことそのものであり、大変励みになりました。

淺野様をはじめ、メルディア様の採用活動がこれからもさらに発展されることを心よりお祈り申し上げます。PERSONAも引き続き、いただいたご要望に真摯に向き合い、スピード感を持って改善を重ねてまいります。

改めまして、このたびはインタビューへのご協力、本当にありがとうございました。