日鉄鉱業株式会社
業界：エネルギー（鉱業・資源）
従業員数：連結 2,199名、単体 715名（取材日時点）
採用種別：新卒・中途
事業内容：1899年創業、1939年設立。日本製鐵株式会社の鉱山部門が独立し、設立されました。現在は、東証プライム市場上場の総合資源会社として、国内における石灰石等の鉱山の操業、海外（チリ）での銅鉱山の探鉱・開発・操業を中核に、機械・環境事業、不動産事業、再生可能エネルギー事業まで幅広く展開しています。

選考の長期化に伴う選考体験の悪化──。中途採用の現場で、自社の選考スピードに課題を感じている人事担当者は少なくありません。エージェントとのメールのやり取り、人事から現場面接官への手動での展開、媒体ごとに異なるシステム間の転記。一つひとつは小さな作業でも、積み重なれば貴重な時間をロスし、大事な候補者を逃しかねない選考体験の悪化につながります。

東証プライム市場に上場し、創業120年を超える総合資源会社である日鉄鉱業株式会社様もまた、同じ課題に直面していました。応募数の増加に、オペレーションの効率化が追いつかない状態が続き、属人化・分析工数・選考の長期化──課題は分かっていても、なかなか手を打てずにいました。そこで同社が導入したのが採用管理システムPERSONAでした。導入から数か月が経過し、書類選考通過から1次面接日程確定までのリードタイムは従来の1週間〜1週間半から2〜3日へ、中途採用も実質1か月で決着するなど、すでに具体的な成果が表れ始めています。

本記事では、導入の背景から具体的な成果まで、人事部人材開発課 主任の加藤慎也様・山本裕介様に、PERSONA事業本部の小向龍之介が詳しくお話を伺いました。

社内の複雑なオペレーションに伴う選考の長期化が発生

人事部人材開発課 主任　加藤慎也様

小向： まずは、お二人の担当業務と採用体制について教えていただけますでしょうか。

加藤様： 私は中途採用をメインで担当しており、加えて山本が担当している新卒採用の補助も担当しています。元々私も新卒採用を担当しており、現在は補助という立場で関わっています。中途採用については、書類選考から最終面接まで一貫して担当しています。

山本様： 私は新卒採用を担当しています。新卒採用の企画から、母集団形成、面接、内定に至るまでの全工程に関わっています。

小向： PERSONA導入前は、どのようなオペレーションで採用を進めていらっしゃいましたか。

加藤様： 中途採用は人材紹介エージェント経由がほとんどで、契約しているエージェントも複数社あります。求人によっては７～８社とやり取りします。やり取りの方法はメールや各社専用のシステムなど会社ごとに異なり、それぞれに対応する必要がありました。

候補者の紹介を頂いたら、まずその情報を社内に展開し、配属先となる部署に書類選考を依頼します。その回答が当部に戻ってきたら、今度はエージェントに返して面接日程の調整に入ります。日程が決まれば、またエージェントに連絡し、面接後の合否も同じルートで往復する。この繰り返しでした。

小向： 候補者1人1人の対応を、加藤様が都度社内で依頼されていたのですね。

加藤様： その通りです。中途採用は書類選考、適性検査、1次面接、最終面接という流れですが、トータルで3か月ほどかかってしまっていました。他社では1か月で選考を終えるケースも多く、「もう他社で決まりました」と辞退になることが数多く発生していました。

山本様： 新卒採用については、5年ほど前に紙からデータでのエントリーシート提出に切り替え、応募数が約2～3倍に増えておりました。応募者管理を効率化するために、別の採用管理システムを導入していたのですが、候補者とのやり取りをLINEで行えるなど以前に比べ効率化できている面がありながらも、依然として場当たり的な対応が多くなっているという感覚はずっとありました。

採用難易度が上がる時代に、データを用いた採用の高度化は必須

人事部人材開発課 主任　山本裕介様

小向： 導入前に、特に大きな課題と感じていらっしゃったポイントを教えてください。

加藤様： 一番大きかったのは、分析の難しさです。以前の採用管理システムでは「現在どのような候補者が残っているのか」「どういう属性の学生が離脱したのか」を把握しようとすると、データを一度CSVに吐き出し、Excelで管理するしかありませんでした。

ただExcelで確認する中でも情報不足を感じており、適宜独自でタグ付けをして補っていました。「このイベントに参加した」「この説明会に来た」といった情報を、ひとつずつタグで管理しており、結果として分析をするためのタグ付けのためだけにかなりの工数を割いていたのが実情です。

労働人口や学生数が減っていく中で、採用の難易度・重要度は年々上がっていきます。これからは、自社の採用活動の弱みがどこにあるのかを正確に把握し、次年度や残された期間の戦略に反映させていくことが、これまで以上に重要になります。そう考えると、データ分析を高度化していくための基盤として、より高い分析機能を備えたシステムが必要だと感じていました。

山本様： 私も同じ課題感を持っていました。加えて求人媒体との連携ができないことも気になっていました。求人媒体からイベント等に登録いただいた候補者の方に対して、こちらから改めて別のシステムへの登録案内を送らなければならない。その余計な手間で離脱してしまう方も一定数いて、非常にもったいないと感じていました。

それから媒体側のシステムと社内システムを横断する作業についても、コスト削減の観点からどこかで一元化したいと考えていました。

人事が触りたくなる操作感と、新卒・中途を横断する共通UI

PERSONAのデモ画面（候補者管理ページ）

小向： 採用管理システムの選定にあたって、特に重視された観点を教えてください。

加藤様： やはりコストと操作性です。新卒と中途で同じシステムを使う前提でしたので、両方で同じUI・同じ感覚で運用できることは欠かせない条件でした。

また今後採用担当が代わる可能性もゼロではないため、運用が複雑で属人化してしまうシステムは避けたいと考えていました。誰が担当になっても、同じ品質で運用できることが重要だと考えています。

山本様： 私としては、エージェントから推薦を受けた瞬間に履歴書情報が自動で取り込まれる仕組みに、まず魅力を感じました。お互いの手間を減らせるという点で、これは大きいと感じます。

加えて、分析画面がシンプルで、「分析のために何か特別な作業をする」のではなく、日々の業務がそのまま分析につながっている設計になっていることも、大変魅力的でした。レポートを別途作成しなくても、必要な情報がすぐに見える形になっていることに価値を感じます。

加藤様： あとは少し違う角度の話になりますが、他社の採用管理システムを使ってきた中で「こうだったらいいのに」と感じていた機能がきちんと実装されている一方で、これまでに使ったことのないような複雑な機能は搭載されていない、というバランスの良さを感じました。必要なものが過不足なく揃っていて、その点も魅力に感じました。

また正直に申し上げると、会社としての対応の誠実さも決め手の1つでした。私は当時7社ほど採用管理システムベンダーとお会いしましたが、その中でも貴社はこちらの状況にきちんと向き合ってくださる姿勢を強く感じました。システムだけでなく、一緒に取り組んでいきたいと思える会社かどうかも、最終的には大きな判断軸になりました。

書類選考通過から1次面接日程確定まで、1週間半が2〜3日に短縮

小向： 導入いただきすでに数か月が経ちました。導入後、特にインパクトが大きかった効果についてお聞かせください。

加藤様： 一番大きいのは、リードタイムの短縮です。エージェントから紹介を受けてから、書類選考の通過、適性検査、1次面接の日程確定まで──このスパンが、体感で従来1週間から1週間半かかっていたものが、現在は2〜3日に短縮できました。

メールで届いた情報を別のシステムに転記する手間がなくなりましたので、半分以下に減っているのではないかと思います。これは本当に大きな変化です。

小向： 具体的な採用実績にも影響は出ていますか。

加藤様： 実はある職種の中途採用があり、12月下旬の年末ぎりぎりに求人を公開したのですが、応募から内定まで2月頭には決着しました。年末年始を挟んでいることを考えると、採用活動に要した期間は実質1か月程度です。しかも、期待する要件に合致した人材を採用できました。これはPERSONA導入後の初の採用実績として、強く印象に残っています。

小向： 中途採用は、どうしてもエージェント経由で他社との並行選考になることが多く、その中での選考期間のコントロールは難しくなりがちです。そこに対してスピードを上げられたインパクトは大きいですね。

加藤様： その通りです。スピードが上がれば、難易度の高いポジションでも採用の手応えが変わってきます。今後さらに活用していきたいところです。

配属部署がリアルタイムで候補者情報を確認し、選考の上流から動き出す

PERSONA事業本部　小向龍之介

小向： 社内のコミュニケーションについても変化はありますか。

加藤様： これも非常に大きな効果を感じています。これまでは、ひとつの求人に対して情報を把握できるのは人事部門だけで、配属先の部署が書類を見るには、こちらから社内システムで共有する必要がありました。

PERSONA導入後は、求人を立てた時点で配属先の担当者もリアルタイムで候補者情報を把握できるようになりました。例えば私が外出している間に、配属先の担当者が自発的に資料を確認し、書類選考の下準備を進めてくれることもあります。私が書類を見る前に「合格で進めてください」と連絡をもらえるケースもあり、選考スピードが大きく上がりました。これには本当に感動しています。

山本様： 新卒では、候補者がどの選考段階にいるのかが一目で分かるところが、本当に使いやすいです。これまではタグだらけになっていて、何のタグだったか分からなくなることもありました。それがすっきり整理され、「このイベントに参加した方」、「この説明会に来た方」という情報が直感的に把握できるようになりました。

説明コストをかけずに、エージェント側にも自然と浸透していった

小向： 想定していなかったけれど、導入後に気づいた効果はありますか。

加藤様： これは少し意外だったのですが、エージェント側への説明コストがほとんどかからなかったことです。新しい採用管理システムだったため、エージェントから操作の問い合わせが殺到するだろうと覚悟していました。

ところが、実際に使用開始してみると、使ったことが無いエージェントも含め操作方法に関する問い合わせは1件も来ませんでした。皆さん、特にレクチャーがなくても自然に使いこなしてくださっています。履歴書を1度アップロードすれば候補者情報が自動で取り込まれ、やり取りの履歴もそのまま見える設計になっているので、初めて触れる方でも迷わず操作できるということなのだと思います。社内だけでなく社外のステークホルダーにとっても直感的に使えるという点で、操作性の価値を改めて実感しました。

山本様： 加えて、面接官の権限設定も非常にありがたい機能です。複数の面接官が関わる中で、人事側としては「すべての情報をすべての面接官に見せたいわけではない」ことが多いんです。権限を設定すれば、各面接官は自分の担当する候補者だけを把握できる。情報の取り扱いを適切にコントロールできる点は、運用上とても助かっています。

それからLINEのリッチメニューも、選考フローに合わせて表示内容を変更できる点は面白いですね。まだ作り込めていない部分も多いのですが、学生にとってのストーリー設計まで踏み込める余地があると感じています。

2週間に1度のアップデートと、即時レスポンスのサポート体制

小向： 開発スピードや、カスタマーサクセスの対応はいかがでしょうか。

山本様： 体感としては、1週間半から2週間に1件くらいのペースで、新機能リリースのお知らせメールが届いています。日々通知を受け取る中で「システムが日々進化している」ことが感じ取れ、これからのアップデートにも大変期待しています。「かゆいところに手が届く」と思える機能が次々にリリースされており、新しい機能が出るたびに活用が楽しみになっています。

加藤様： カスタマーサクセスの方々のレスポンスは、本当に早いです。メールでも電話でも、すぐに返事をいただけます。詳しく聞きたいときには、10分・20分の短い時間でも丁寧に時間を取ってくださるので、こちらの解像度が一気に上がり、大変助かっています。

新機能をリリースした際のセミナーや活用説明会も親切で、操作方法だけでなく考え方の部分まで共有してくださいます。並走していただいている実感があります。

データを起点に、戦略的な採用へ。これから目指す採用のかたち

小向： 最後に、PERSONAを活用しながら、今後どのような採用を目指していかれたいかをお聞かせください。

加藤様： 採用市場はこれからますます難しくなっていきます。だからこそ、感覚値ではなく、データをもとに、自社の採用活動の強み・弱みを正確に捉え、次年度の戦略に反映していくサイクルを回していきたいと考えています。PERSONAでは分析のための手間を加えずに日々の業務がそのまま分析に蓄積されていく設計になっていますので、ここを起点に、年々精度の高い採用戦略を立案できる体制を構築していきたいです。

中途採用については、選考スピードをさらに上げながらも質の高い採用活動を展開し、難易度の高いポジションでも採用したい人材に内定承諾してもらえる体制を整えたいと考えています。

山本様： 新卒採用においては、PERSONAを活用し創出した時間を、学生とのコミュニケーションに充て、丁寧な採用活動を行っていきたいと考えています。社内には長年積み重ねてきた伝統や文化がある一方で、採用のように「外と関わる業務」では、世の中の変化に合わせて仕組みを進化させていく必要があります。PERSONAを使いこなしながら、長期的に強い採用組織を作っていきたいと考えています。

やりたいことは全て実現できる。一度検討してみる価値があるシステム

小向： 最後に、PERSONAの導入を検討されている企業様へメッセージをお願いします。

加藤様： 採用管理システム市場全体で見ると、他のサービスと比べてPERSONAをまだご存じない方も多いかもしれません。ですが、実際に使ってみると、弊社がやりたいことは何でも実現できていますし、まだ使いこなしきれていない機能の中にも、活用すれば伸びしろのある機能がたくさんあります。

知名度や他社の導入状況ではなく、「直感的に使えるか」「操作性が良いか」を、ぜひご自身の目で確かめていただきたいと思います。導入されれば、選考期間は確実に短くなりますし、業務の効率化やコスト削減も実感できるはずです。

山本様： 私が一番お伝えしたいのは、「現場の担当者が触りたくなるシステムかどうか」という観点です。導入を最終的に判断するのは上層部かもしれませんが、実際に毎日使うのは現場の担当者です。担当者が無理なく使えるかどうかは、長期で運用していくうえで決定的に重要だと感じています。

弊社の場合、以前のシステムとほぼ同水準のコストで、はるかに質の高いことができるようになり大変驚きました。コストパフォーマンスという観点でも、十分にご検討いただく価値があるシステムだと思います。

加藤様、山本様、お忙しい中、貴重なお時間をいただき、誠にありがとうございました。

東証プライム市場に上場しており、情報管理やセキュリティ面においても他社以上に高い水準を求められる貴社が、採用管理システム刷新という大きな意思決定をPERSONAにお任せくださったこと、そして導入から数か月という短い期間で「中途選考のリードタイムが半分以下」「ある職種の採用が実質1か月で決着」「エージェント・配属部署・面接官のいずれにとっても直感的に使える」という具体的な手応えを掴んでくださっていること、いずれもPERSONA事業本部一同にとって大きな励みとなりました。

PERSONAも引き続き、いただいたご要望に真摯に向き合い、スピード感を持って改善を重ねてまいります。改めまして、このたびはインタビューへのご協力、本当にありがとうございました。