採用媒体連携が追加料金なしで全自動化。毎日1時間の手作業がなくなって起こった中途・新卒採用での変化とは

株式会社ビューティガレージ
業界：流通・小売
従業員数：500名～1000名（グループ全体）
採用種別：中途・新卒
事業内容：「開業と繁盛を総合支援する、サロンコンシェルジュNo.1企業」をビジョンに掲げ、理美容室やエステ・ネイルサロン等に向けたプロ専用美容商材の卸販売（EC・ショールーム）を展開しています。さらに、店舗設計デザインや資金調達、物件探しなどの開業・経営支援までをワンストップで提供し、サロンビジネスの発展を総合的にサポートしています。

採用チャネルが多様化する中で、媒体ごとに管理画面を開き候補者情報を手動で登録している企業は少なくありません。ATSを導入していない企業様であるならばまだしも、業務効率化を目的としてATSを導入したとしても取り込める・取り込めない、追加料金がかかる・かからない等で、結局一部の媒体以外は手動で連携している企業様の声も数多くお伺いします。

株式会社ビューティガレージ様でも以前のATSでは媒体の自動連携がほぼオプション扱いで、10種類以上の媒体から1日約20件の候補者情報を手動で登録する運用が常態化していました。PERSONAへのリプレイス後は全媒体の自動連携により中途採用・新卒採用ともに候補者登録の手作業がほぼゼロに。日程調整の工数も半減し面接官が選考状況をリアルタイムで確認できるようになるなど採用オペレーション全体に大きな変化が生まれています。

本記事では導入の背景から具体的な成果まで、株式会社ビューティガレージ 経営管理グループ 採用教育チーム 責任者 菊間涼様と同チーム リーダーの中村紗弓様に、PERSONA事業本部の小向龍之介が詳しくお話を伺いました。

採用も教育も3名体制。各担当が頭からクロージングまでを一貫して担う

左：株式会社ビューティガレージ 中村様、右：株式会社ビューティガレージ 菊間様

小向： おふたりの担当業務とチームの体制について教えてください。

菊間様： 私たちの部署は3名体制で、採用と教育の両方を担当しています。私は営業部門以外のキャリア採用とアルバイトを担当しています。各人が媒体選定からクロージングまで一貫して対応しています。

中村様： 私は営業部門の採用と新卒採用、アルバイト採用を担当しています。もう1名のメンバーが新卒と採用広報を担っていて教育面では中途入社者の研修設計や企業理念研修なども全員で分担している形です。

小向： 各担当が媒体選定からクロージングまで一貫して対応されているとのことですが、かなりお忙しいですね。

菊間様： そうですね。他社でよくされているような日程調整担当とリクルーティング担当を分けるのではなく各ポジションの担当者が最初から最後まで1人で対応しています。採用業務が業務のうち大半を占めており、採用業務の業務効率化は当時は大きな課題でした。

全媒体が手動登録。毎日1時間以上の候補者登録とZoom URL発行に追われる日々

PERSONA事業本部 小向龍之介

小向： PERSONA導入前に特に工数がかかっていた業務はどのあたりでしたか。

中村様： 大きく2つあります。採用媒体からの候補者の登録と面接の日程調整です。候補者登録については以前のATSでは自動取り込みができなかったため10種類以上の各媒体からCSVで出力して手動で登録していました。1件あたり3～4分で1日約20件なので毎日1時間以上はこの作業に費やしていました。日程調整も同様です。Zoom連携がなかったため面接官のスケジュールを確認した上で手動でZoomミーティングを立ち上げてURLを共有するという流れでした。1件あたり約4分かかっていましたね。

面接官から「あの人どうなった?」選考状況が見えないことによる業務増加

小向： 媒体連携や日程調整以外にも課題はありましたか。

菊間様： 面接官が自分の担当案件の選考状況を確認できない点も大きな課題でした。以前のATSでは面接評価を入力するとその後の選考状況が見れなくなってしまう仕様だったため「あの候補者はどうなりましたか」という問い合わせが面接官から頻繁に届いていました。

小向： 面接官としては自分が通した方のその後が気になりますよね。

菊間様： そうなんです。結局あの人通したけどどうなったんだっけという確認が都度こちらに来るのでその対応にも時間を取られていました。UIの面でもポジションごとの選考状況を一目で把握することが難しく毎回検索して確認する手間がかかっていましたね。

4つの軸で比較検討。PERSONAはそのすべてを満たした

小向： ATSを見直す際にどのような観点を重視されましたか。

菊間様： 4つの軸がありました。1つ目が媒体連携で追加費用がかからないこと。2つ目が中途・新卒・アルバイトを一元管理できる機能。3つ目がUIの分かりやすさで、具体的には選考状況の可視化や直感的な操作ができること。4つ目が費用に対して見合った機能であるかということです。

数社のATSを比較検討しましたが、それぞれにここは良いがここが弱いという部分がありました。PERSONAは4つの軸すべてを満たしていた点が大きかったです。

小向： エージェントさんの反応はいかがでしたか。

中村様： 以前のATSが使いづらいという声は一部のエージェントさんからありました。PERSONAに切り替えた際も問い合わせは特になく、推薦ページで履歴書を添付するだけで入力が完了するため実際に「楽になった」という声をいただいています。

小向： 最終的にリプレイスを決断された決め手は何でしたか。

菊間様： すべての課題がクリアできることに加えてダイレクトリクルーティングの自動連携や書類選考の事前設定などプラスアルファの機能が充実していた点です。また導入前の段階で機能追加の要望に対して迅速にエンジニアへ連携し改善していただけたことも大きかったです。導入後も安心して使い続けられるという確信が持てました。

候補者登録は1日80分からほぼゼロに。日程調整も半減

小向： 導入後に特にインパクトが大きかった変化を教えてください。

中村様： 最も大きかったのは媒体の自動連携です。以前は1件あたり3～4分かけてCSVで取り込んでいたものが自動で連携されるようになり候補者登録にかかっていた1日80分の作業がほぼゼロになりました。日程調整も1件あたり4分だったものが約2分に短縮されています。ZoomのURL発行やカレンダーへの登録が自動化されたことで工数が半分程度に削減されました。

小向： PERSONAの日程調整機能もご利用いただいていますか。

菊間様： はい日々使っています。候補者にURLを送るだけで日程が確定するのでやり取りの回数自体が減りました。またURLの添付間違いのリスクもなくなるのでその点も安心です。

ポジションごとの選考状況が一目瞭然

小向：当初想定はしていなかったが、導入してみて初めて気づいた良いと実感されている機能はございますか？

菊間様： ポジションごとに選考がどこまで進んでいるかが一目で分かるようになったのは大きいですね。以前は毎回検索が必要でしたが今はパッと見て把握できます。面接官からも好評です。

小向： その他、細かい機能面で気に入っていただいている機能はございますか？

中村様： 名前や連絡先をワンクリックでコピーできる機能は地味ですが毎日使っています。手打ちで検索する手間がなくなり日々の積み重ねで効いてきます。学歴や企業名のハイパーリンクからそのまま検索できるのも便利です。採用コスト分析や指定したフォーマットでのCSV書き出し機能はこれまでのATSにはなかった機能なので、今後さらに活用していきたいと思っています。

PERSONAのデモ画面（採用コスト分析画面）

計画的な提案と即時対応。以前のATSとは全く異なるサポート体制

小向： カスタマーサクセスの対応についてはいかがですか。

菊間様： 以前のATSでは問い合わせをする際に都度フォーム送信をする必要があり、タイムリーに解消ができない状況でした。PERSONAは専任担当がついてくださっていて自社の状況を理解した上で計画的に提案をいただけます。

小向： 以前のATSと比べて具体的にどのあたりが違いますか。

菊間様： 以前はこちらから聞かないと何も起きない感じだったのですがPERSONAでは困ったことがあればすぐに対応していただけますし定例の中でこちらが気づいていない活用方法を提案していただけることもあります。想像以上に手厚いサポートだと感じています。

「この機能もう付いたんだ」――高頻度のアップデートに驚き

小向： 開発スピードや改善の頻度についてはいかがですか。

中村様： 非常に迅速に対応いただいています。アップデートの通知メールが届くのですがその頻度の高さには驚きます。「こんな機能がもうリリースされたのか」と感じることが多いです。特に導入当初ご意見として挙げさせていただいたLINE連携については迅速に対応いただき大変助かりました。

小向： 今後の機能開発で期待されている部分はありますか。

菊間様：AIとの組み合わせでよりオペレーションを自動化できるような方向性には期待しています。以前のATSにはなかった機能が次々と追加されていくので使い続ける上での安心感につながっています。

リプレイスの負担を極限まで抑えてくれる。だからこそ一歩踏み出せた

小向： 最後にATSの導入やリプレイスを検討されている企業へメッセージをお願いします。

菊間様： リプレイスは時間もコストもかかるので腰が重い方も多いと思います。ただPERSONAに関しては移行作業を代行していただけたのが想定外に大きかったです。こちらの手間はほとんどなく約1ヶ月でスムーズに移行が完了しました。

中村様： コストを抑えつつ採用業務の可視化や効率化を進めたいと考えている方には一度話を聞いてみる価値があると思います。使い始めてから気づく便利さも多いのでまずは相談してみることをお勧めします。

お忙しい中貴重なお時間をいただき誠にありがとうございました。

3名で採用から教育まで一貫して担われている多忙な体制の中で候補者登録や日程調整といった手作業を着実に削減し、本来注力すべき業務に時間を振り向けていかれている姿勢がとても印象的でした。

PERSONAも引き続きいただいたご要望に真摯に向き合い、スピード感を持って改善を重ねてまいります。

改めましてこのたびはインタビューへのご協力本当にありがとうございました。