複数の大手ATSを使った人事担当者が語る、採用管理システムをPERSONAに決めた理由

株式会社WILLCO
業界：人材・HR
従業員数：50名～100名（2025年9月1日時点）
採用種別：中途
事業内容：法律・M&A・医療介護といった専門領域に特化した人材サービスを提供。人材紹介や口コミメディアで業界の透明性と公平な転職市場を目指し、デジタル技術やAIを活用して業務運営とサービスを推進されています。

急成長する企業にとって、採用は事業拡大を支える最重要テーマのひとつです。しかし、応募数や関係者が増えるほど、求人媒体やメール、スプレッドシートを行き来する「移し替え作業」や面接官との三者調整が業務を圧迫し、採用そのものに向き合う時間を確保することが難しくなります。

今回ご紹介する株式会社WILLCOさんも、複数職種で母集団を広げながら、属人化と手作業の限界に直面していました。そこで同社は、候補者情報の自動取り込みや履歴書PDFの自動読み取りといった機能を備えた採用管理システム「PERSONA」を導入いただきました。その結果、応募取り込み1件あたり約5分の削減、書類選考での事前把握による1人あたり2〜3分の短縮、面接官が自走できる画面設計など、実務に直結する改善が次々と生まれています。

本記事では、導入の経緯や実際の効果について、取締役CFO 兼 人事部長川島宙さまと人事担当 森田有美さまに、PERSONA事業本部の島倉悠斗がお話を伺いました。

採用拡大に伴い人事業務も増える。業務効率化のために採用管理ツールは必須だった

―― 採用業務が増える中で、具体的にどのような作業に限界を感じていましたか？

以前は無料ツールとスプレッドシートを使って、各媒体から応募者情報をダウンロードし、手動で管理していました。経理と人事を兼務していたこともあり、正直なところ業務はかなり限界でした。

―― その中で、採用管理ツール導入の必要性をどのように感じましたか？

月に100件以上の応募がある中で、単純な移し替え作業に月10時間以上を費やしていて、「このままでは本質的な採用活動に集中できない」と感じるようになりました。業務効率化のために、ATSの導入は避けられないと考えるようになったのがきっかけです。

「使わない機能にコストをかけない」ことを重視した

―― 他のATSと比較する中で、どのようなポイントを重視されていましたか？ また、費用対効果はどのように考えていましたか？

大手ATSもいくつか検討しましたが、機能は充実している一方で、実際には使わない機能も多く含まれていました。にもかかわらず、不要な機能だけを外すことができず、結果としてコストが高くなってしまう点が気になっていました。また、ツール導入後の教育コストも採用コストの一部だと考えています。高機能でも、使いこなすために多くの時間を割く必要があるのであれば本末転倒です。本当に必要な機能が、適切な価格で提供されているかを重視して判断しました。

全社採用を実現するために、UI・UXは譲れなかった

―― 全社採用を進める上で大事にしていた点を教えてください。

弊社の場合、人事だけでなく現場のリーダーやメンバーも採用に関わります。そのため、ログインして評価する際にUIが分かりづらいと、それだけで採用の障害になってしまいます。また、それぞれの権限管理機能（この人には候補者の給与を見せていいとか、一定期間だけ閲覧を許可するとか）も大事にしていました。

人事であれば多少複雑でも慣れて使いこなすことが仕事と言えますが、営業職やマネージャーに毎回使い方を説明するのは現実的ではありません。誰でも直感的に使えて、デザインも洗練されたログインしたくなるUIであることは非常に重要でした。

600媒体の自動連携のおかげで属人化しないオペレーションが実現

―― 導入前の媒体連携には、どのような課題がありましたか？ また、導入後どのように変わりましたか？

媒体が多いと、手動で応募者情報を同期するのは不可能で、担当者が不在になると同期が止まり、応募を取りこぼすリスクがありました。PERSONAでは求人媒体との自動連携があるため、応募があれば即座にシステムに反映されます。誰かに引き継ぐ必要がなくなり、属人化しないオペレーションが実現しました。
結果として、1件あたり約5分の作業削減につながり、月10時間以上の工数削減ができています。

履歴書の自動読み込みで正しいデータが楽に取り込まれる

―― 履歴書読み取り機能を使ってみて、最も効果を感じた点は？

候補者一覧に名前や現職、学歴、年齢といった情報が自動で表示されるので、1人ずつPDFを開いて確認する手間がなくなりました。またその読み取った正しいデータをもとに、書類選考の判断が1画面でできる点も重宝しています。

PERSONA事業本部　島倉

―― 人事以外のメンバーにとってはどのようなメリットがありましたか？

面接官が事前に候補者情報を把握しやすくなり、面接準備がかなり楽になったと思います。結果として、1人あたり2〜3分は確実に短縮できています。小さな時間ですが、積み重なると大きな効果です。

シンプルなUIで、疑問が発生しない利用体験

―― 導入後、使い方に関する問い合わせや、社内からの反応はいかがでしたか？

人事経験のない社員でも、特別な説明をしなくても使えていました。無駄な機能がなく、必要な情報が1画面にまとまっていて、「結局どうなったの？」という疑問が生まれにくい。UIがシンプルだからこそ、問い合わせもほとんどありませんでした。
1画面に必要な情報が集約されているため、「結局どうなったの？」という疑問もなく、スムーズに業務に組み込めています。そのおかげもあり、毎日の採用定例ミーティングでも迅速な判断ができています。

ツールの教育に時間を割けない企業にこそ向いている

―― PERSONAをどのような企業におすすめしたいですか？

人事の専任者が少なく、ツール教育に時間を割けない企業ほどPERSONAの価値は高いと思います。必要な機能に絞られていて、誰でも直感的に使えるからこそ、教育コストをほとんどかけずに導入が可能だと思います。

―― 最後に、導入を迷っている企業へメッセージをお願いします。

人材不足が進み、採用活動が激化する現代において、人事がどれだけ判断や意思決定に時間を使えるかという点が、採用の成果を大きく左右すると考えています。
だからこそ採用管理システムの導入は、あったらよいものではなく成果を最大化させるための前提に近いと言えます。

その上でPERSONAの良いところは、不要な機能による重い導入コストをかけることなく、本質的な採用活動をしっかり支えてくれる点にあります。
無理なく使い続けられ、さらに実務に合わせて継続的に機能が改善されていく。
そうした点が、結果としてPERSONAを選んだ一番の理由だと思います。

お忙しい中、貴重なお時間をいただき、誠にありがとうございました。
川島様、森田様のお話から、PERSONAが単なる工数削減ではなく、組織全体で採用に向き合うための基盤として活用いただいていることが非常に嬉しく印象的でした。
「人事がどれだけ判断や意思決定に時間を使えるかという点が、採用の成果を大きく左右する」。その言葉に込められた想いに応え続けられるよう、PERSONAもまた株式会社WILLCO様の採用を後押しできるパートナーとして、日々プロダクトを磨き上げてまいります。
改めまして、このたびはインタビューへのご協力、本当にありがとうございました。