誰でも使える分析機能と、日程調整の完全自動化が決め手。ビザスクがPERSONAを選んだ理由とは

株式会社ビザスク
業界：コンサルティング
従業員数：100名～500名
採用種別：中途
事業内容：「知見と、挑戦をつなぐ」をミッションにグローバルなナレッジプラットフォームを運営。時間単位のビザスクinterviewを主軸に、企業のニーズに応じビザスクsurvey、ビザスクpartner等の様々なサービスを通じて、クライアント企業の新規事業開発や市場調査、研究開発を支援しています。

採用活動が拡大すると、関係者や接点が増える一方で、面接調整や数値分析などのオペレーションが属人化しやすく、採用全体のスピードが落ちがちです。ビザスク社でも、複数人事体制で年間50名以上 を採用する中で、Excelベースの分析やリンクごとの日程調整といった手作業が増加し、業務が煩雑化していました。誰がどこをボトルネックにしているのか見えず、ミスを防ぐために二重三重の確認が必要という課題を抱えていたのです。そこで同社は、採用データの一元管理とオペレーションの自動化を目的に、採用管理システムPERSONAを導入いただきました。本記事では、導入の背景から具体的な成果まで、株式会社ビザスク HR本部 の山本 今日子様に、PERSONA事業部の島倉悠斗が詳しくお話を伺いました。

人手不足と属人化した分析業務が限界に

株式会社ビザスク HR本部 山本 今日子様

―― PERSONA導入時のご状況を教えて下さい

当時、当社の採用は年間50名以上の規模で、採用チーム4名で対応していました。 採用は戦略設計→オペレーション実装→選考意思決定→オンボーディングまでを一気通貫で担う体制です。加えて、事業側からは約80名が面接に協力しており、関係者が多い分、情報連携と運用の標準化が不可欠でした。

一方で、過去には数名以下で回さざるを得ない時期もあり、慢性的なキャパシティ不足がボトルネックでした。特に数値の集計・分析が属人化しており、毎週2時間をかけてCSVダウンロード→Excel加工を実施、分析に触れられるのは私含め実質2名という状況で、場合によっては手作業での集計も発生していました。「いまこの求人のどこが滞留しているか」をタイムリーに確認できず、会議も感覚寄りになりがちでした。担当者は候補者連絡・面接官調整・数値集計を並行で行う必要があり、「必要なところに必要なリソースを割けない」ジレンマが顕在化しておりました。

こうした背景から、データ・オペレーションの一元管理と運用の自動化を軸にATSの再検討を開始しはじめておりました。

―― 数値管理や分析面では、具体的にどんな課題がありましたか？

最も大きかったのは、数値の集計に週2時間もかかっていたことです。しかも、誰でも触れるものではありませんでした。私ともう1名のアシスタントしか分析ができず、最悪の場合は手作業で数字を数えることもありました。

タイムリーに数値を見たいというニーズがありましたが、従来のATSではそれができませんでした。さらに、約80名の事業部メンバーが面接に協力している状況で、その活動を数値として表すことが重要でしたが、実現できていませんでした。

―― 日程調整の面ではいかがでしたか？

もともと外部の日程調整ツールを活用をして採用業務を行っていたのですが、日程調整は大きな事故リスクを抱えた業務でした。主にアシスタントが候補者様と連携しているのですが複数のポジションを担当すると、管理するリンクが50個以上になることもあったんです。

どのリンクを貼り付けるかを間違えると、「ZoomのURLに入れない」「面接官と候補者が違う会議室に入ってしまった」といったトラブルが起きてしまうので、防止するべく何度も確認をするのに時間がかかっている日々でした。

「誰でも使える分析」と「システム内完結の日程調整」が決定打に

PERSONAの分析デモ画面

―― 導入の決め手を教えて下さい

決め手はたくさんあるのですが、まず分析画面の見やすさ・使いやすさです。分析機能は特定の誰かだけが触れるのでは意味がなく、全員が触れることが重要でした。実際に導入後も現場のメンバーから質問を受けたことは一度もなくその使いやすさは強く実感しております。

もう一つの大きな決め手が日程調整機能でした。他の日程調整ツールを別で使うこともできますが、メンテナンスが大変です。別のシステムではなく、PERSONA内に組み込まれているものは、今世に出ているATSの中ではないと認識していました。複数名の候補者と面接官の空き枠を照合し、最適な日程を自動調整できる機能も、大きな魅力でした。

PERSONAの日程調整デモ画面

―― 他に決め手となったポイントはありましたか？

アカウント数に上限がないことも重要なポイントでした。タレントプールを作っていくことを考えた時に、新卒採用のデータも活用しながらプールを構築できるのは、大きなメリットでした。
また、面接官のアカウント数にも上限がないため、社内にいる80名ほどの面接協力者全員にアカウントを発行できることも魅力だったといいます。

さらに「権限のコントロールができることも嬉しかったです。以前活用していたATSは3つの権限しかありませんでしたが、PERSONAではカスタマイズ権限が作れるので、海外拠点の採用など、新しい取り組みにも柔軟に対応できます。

分析画面で現場が動く。業務効率化と意思決定の質向上

―― 導入後、分析業務はどのように改善されましたか？

導入前は週2時間かかっていた分析作業が、今では10分でできるようになりました。全員が分析機能に触れるようになったことが最も大きな変化です。採用担当者が会議の際に「この求人のボトルネックはここです」と、自ら分析結果を持ってきて説明できるようになりました。データを見ることで正しく課題が分かるようになり、採用担当者としての課題発見の精度向上も実感しています。

PERSONA事業部　島倉悠斗

―― 従来の分析方法と比べて、何が変わりましたか？

以前はCSVをダウンロードして、Excelで加工・分析していました。Excelに強くないと分析ができず、どの関数が間違っているのか？といったトラブルシューティングにも時間を取られていました。

PERSONAでは、様々な角度から数値を見ることができ、セグメント分けも簡単にできます。「今、この求人のどこで滞留しているのか」「どのフェーズの通過率が低いのか」といった情報が、誰でもすぐに確認できるようになりました。

―― 日程調整の改善効果について教えてください

同じプラットフォーム内でリンクまで発行して、そのまま送信できるため、ミスの余地がなくなりました。導入後、日程調整に関するトラブルはないですしその確認に割く工数も大幅に削減されました。

日程調整と数値分析の効率化により、月に24時間の工数削減を実現しています。

―― 導入前には期待していなかったけれど、導入後に発見したメリットはありますか？

書類選考時に活用できる機能のおかげで、これまで担当者が行っていた業務を、アシスタントに任せられるかもしれないというのは、新しい発見でした。
また、ダイレクトスカウトからの応募情報が全て自動で入ってくるようになったことも大きいです。以前は全部手作業で登録情報を入れていましたが、今はワンクリックで完了します。

ツールを増やさず1つで完結。誰もがデータに触れられるかを見極めて

―― 今、ATS導入を検討している企業に、どんなアドバイスをされますか？

採用のオペレーションが全てそのシステムで完結するかどうかが、非常に重要だと思います。人事チームは、会社の規模に対して人数が少ないことが多いです。複数のシステムを使うと、それだけ複雑になり、負担も大きくなります。
一つのシステムで完結できるものは存在しないと思いがちですが、PERSONAは実際にそれを実現できていると感じております。

―― 特に重視すべき機能は何でしょうか？

分析機能ですね。数値として現れない限り、次の課題やアクションが分からない状態で進めることになります。しかし分析機能があっても、誰でも触れる状態になれるシステムでなければ意味がありません。見やすい、分かりやすい、というのがすごく大事です。
他社のATSも分析機能のアップデートを進めていますが、採用に関わる全員が操作できる・分かりやすいという点が、PERSONAの強みだと感じています。

変化をワクワクに変える採用を、PERSONAとともに

―― 最後に、ビザスクの採用で大事にされていることを教えてください

今、ビザスクは第二創業期を迎えています。上場して数年が経ち、創業から10年以上経っていますが、組織もプロダクトも大きく変化している状況です。この変化をワクワクするものとして楽しめる、自らが事業をつくっていくのであるという気概をもった人材に来ていただきたいと思っています。

―― PERSONAのどんなところが、その実現を後押しさせていただいていますか？

全員が分析画面を見られることで、採用の現状が誰にでも分かるようになりました。また、アセスメント機能を活用すれば、面接官が『どういう観点で見るべきか』を事前に理解できます。
今後、録画機能や文字起こし機能が実装されれば、優秀な面接官の面接を見て学ぶこともできるようになります。そうした機能を活用することで、全社としてスピード感を持って面接が強くなったり、採用が強くなっていけると思います。

―― PERSONA検討中の企業様へメッセージをお願いします

採用は「同じ数字を見て、速く動けるか」で変わります。PERSONAの分析画面により、週2時間かかっていた集計は約10分に短縮され、会議では担当者自ら歩留まりを提示できるようになりました。日程調整もATS内で一元化され、リンク貼り間違いなどのトラブルリスクもなくなりました。ツールを増やさず1つで完結する運用で、確認工数を減らし、意思決定に時間を使える体制へ。まずは“誰でも触れられる分析”を現場で体験してみてください。

――

お忙しい中、貴重なお時間をいただき、誠にありがとうございました。山本様のお話から、PERSONAが単なる業務効率化ツールではなく、「全社で採用力を高めるための基盤」として活用されていることが、とても印象的でした。
「変化をワクワクに変える」——その言葉通り、ビザスクの採用チームは日々進化を続けられているとインタビューを通して感じました。PERSONAも、皆様の期待に応えられるよう、これからもスピード感を持って改善を重ねてまいります。
改めまして、このたびはインタビューへのご協力、本当にありがとうございました。