「現場が使いやすい」採用管理へ。体験型選考を支えるリポットのPERSONA活用とは

全国で複数ブランドを展開する株式会社リポット。動物カフェ事業を中心に幅広く事業を手がける同社では、アルバイト採用を中心に日々多くの応募が寄せられています。しかしその裏側では、情報管理の煩雑さや属人化といった課題がありました。そんな中で採用管理ツール『PERSONA』を導入。現場にどんな変化が起きたのか、PERSONA事業部の島倉悠斗が人事総務部の古俣様にお話を伺いました。

―― 現在の業務内容について教えてください。

人事総務部に所属しており、主にアルバイト採用を担当しています。都内エリアは私が一括して管理していて、地方の名古屋や九州などは各店舗の店長に対応をお願いしつつ、フィードバックをもらいながら進めています。社員採用は上長が担当していますが、現場のアルバイト採用は基本的に私が全体を見ています。

特に首都圏では「体験型選考」を導入していて、候補者に制服を着てもらい実際に2時間ほど働いてもらった上で面接を行います。10分程度の面接では見極めきれない部分も、接客や現場での動きを通じて判断できるので、現場に合う人材を採用する仕組みに切り替えています。

―― PERSONAを導入する前は、どのような課題がありましたか？

大きな課題は「メールやスプレッドシートに情報が分散していたこと」です。以前はGmailで全店舗共通のアカウントを使ってやり取りしていたので、他の店長が確認したメールが流れてしまい、対応漏れにつながることもありました。また、若い店長も多くPC操作に慣れていないため、メール文面が不自然だったり、記録の抜け漏れが発生することもありました。

加えて、求人媒体ごとに管理画面がバラバラで、人事会議用の資料を作る際にはCSVを集めてExcelで加工するなど、多大な工数がかかっていました。

―― 導入のきっかけは何だったのでしょうか？

前任の担当からの引き継ぎで「情報を一元化したい」という課題は把握していました。営業の方からデモをご案内いただき、実際に画面を見て「これなら使えそうだ」と思ったのがきっかけです。特に媒体連携で応募者情報を自動で取り込める点に魅力を感じました。

―― 実際に導入してみて、どんな変化がありましたか？

まず情報が一元化されたことで、店長や本部が誰でも同じ状況を把握できるようになりました。以前はメールを遡る必要がありましたが、今はPERSONAを開けばすぐに候補者情報が見られるので、面接前の準備もスムーズです。

また、テンプレート機能でメール文面を統一できるようになり、誤字や不自然な文章が減りました。会議資料の作成もタグ付けで抽出できるので、以前より大幅に効率化されましたね。

現場の声としても「履歴書がすぐに見られる」「誰が対応していないかが可視化される」といった点で便利だと感じてもらえています。

―― 特に役立っている機能はありますか？

タグ機能はよく使っています。体験型選考の日程管理や、応募経路（InstagramやHPなど）を見極める際に非常に便利です。分析画面も重宝していて、応募数や通過率を簡単に確認できるので、今まで何時間もかかっていた作業も30分程度で完了するようになったので、会長への報告もスピーディーにできるようになりました。

また、自動リマインドメールで店長や候補者への対応漏れが減ったのも大きな効果です。以前はGmailで手作業でリマインドしていましたが、今はシステムで自然に流れを作れるので、安心感があります。

―― 今後の採用戦略やPERSONAへの期待を教えてください。

今後は地方店舗でも体験型選考を広げていきたいと考えています。その際に、各店長の採用スキルに依存せず、誰でも同じ基準で対応できるようにしたいですね。

また、PERSONAのAI機能にも期待しています。会議でも「AIを活用して面接質問や分析を強化したい」という話が出ているので、より精度の高い採用活動につなげられればと思います。

―― 最後に、導入を検討している企業の方へ一言お願いします。

採用業務って「忙しい中でなんとか回す」ことが多いと思います。だからこそ、ツールの力を借りることで業務が楽になり、現場で候補者と向き合う時間を増やせるのは大きな価値です。特に店舗型ビジネスで多拠点を管理している企業には、PERSONAは非常にフィットすると思います。