「迷っているなら、PERSONAがいいんじゃない？」業務量1/3を実現し、個別化された選考体験の構築へ

300兆円規模の卸売市場を相手に、BtoB流通のDXを推進する株式会社オークファン。自社ECプラットフォーム「NETSEA（ネッシー）」を軸に、アナログな商習慣が残る業界構造の変革に挑戦しています。その急成長を支える採用現場では、スプレッドシートを駆使した属人的な運用に限界が見えはじめていました。マネージャーが採用業務を兼務で対応する中、いかにして採用業務の効率化と質の向上を実現したのか。採用を牽引する荒井様と柴田様に、採用管理ツール『PERSONA』導入の背景と変化、そして今後の展望をPERSONA事業部の島倉悠斗が伺いました。

―― 荒井様、柴田様の現在の業務内容について教えてください。

荒井様： 中途・新卒採用から研修、制度、労務などHR領域全ての管轄をしています。採用に関しては、他のHR領域と比較してまだまだ伸びしろがあったので、がっつり入りこんで見ていますね。

柴田様： 私は採用をメインで行っており、採用強化に向けた企画立案から実務はもちろん採用広報の施策実施まで行っています。

―― PERSONA導入のきっかけはどのようなものでしたか？

荒井様： きっかけはPERSONAの営業さんからいただいた1本の電話でした。正直、最初は営業電話だなと思ってお断りするつもりだったのですが、すごく丁寧にご連絡いただいて、逆に好印象で「一度話を聞いてみよう」と思ったのが最初です。タイミング的にも、採用業務をこのまま属人的な運用で続けることに危機感を持っていたので、まさに渡りに船のご提案でした。

柴田様： ちょうどその頃、スプレッドシートと無料ATSを使っての運用に限界を感じていたんです。情報が分散していて探すのも大変だし、転記ミスも起きやすい。「そろそろちゃんとした管理体制を整えたい」という想いが高まっていたタイミングでした。特に面接日程の調整や評価集計の負担が大きく、改善の余地を感じていました。ちょっとした抜け漏れが候補者体験に大きな影響を与えることも多く、業務全体の品質を底上げしたいと考えていました。

―― PERSONA導入時に他に比較をされたATSは何かありましたか？

荒井様：元々最大手のATSを入れておりましたので、再度利用しようかとも考えましたが、やはり高いなと思い断念しました。他のATSの話も聞きましたが弊社が運用したい方針とPERSONAが一番合っていましたね。

柴田様： 私も他のATSの話は伺っていましたが、PERSONA以上に親身に相談に乗ってくれる企業はなかった印象です。ATSを使うならサポートがしっかりしている方が良いなと感じました。

―― 実際に導入してみて、どのような変化がありましたか？

荒井様： 感覚的には、業務量が3分の1になった感じです。選考ステータスやイベント管理、エージェントとの連携が全部PERSONAに集約されて、手間もミスも減りました。UIもシンプルで直感的に操作できるので、業務への馴染みも早かったです。さらに、日々PERSONAを使って採用活動をしていけば自動的に分析レポートに反映されるので、データも活用もスムーズになりました。

柴田様： 特に嬉しかったのは、日程調整した際のSlackとの連携やZoomの自動反映、評価未入力のリマインド機能など、“細かいけどありがたい”機能がしっかりしている点ですね。今まで人の手でなんとかしていたことが、仕組みで解決されているのを実感しています。また、履歴書情報の取り込みも自動化され、事前準備にも余裕が生まれました。候補者とのコミュニケーションの質も上がりました。

―― PERSONAのどんな点が良いと思いましたか？

荒井様： UIが直感的で使いやすいのも大きいですし、管理する側としては新卒も中途も同じ基盤で管理できるところが本当にありがたいです。運用が属人化しないのは、今後の拡大を見据えても大きなメリットだと思っています。誰が見ても同じ情報にアクセスできる透明性が確保されている点も安心材料です。なによりも、現場が自然にツールを使ってくれる状態を作れるのが素晴らしいです。

柴田様： 候補者のメモが一覧で見られるとか、社内メンバーとの共有がスムーズとか、実務視点で「あったらいいな」と思っていた機能が、しっかり揃っていたのが良かったですね。イベント設定やエージェントごとのリンク作成も便利で、これまで手間に感じていた業務の多くが改善されました。さらに、複数のポジションを同時並行で進めている状況でも情報の混乱が起きにくくなりました。

―― 今後の採用戦略や展望を教えてください。

荒井様： 採用を“工数のかかる業務”ではなく、“企業の未来をつくる戦略活動”として位置づけていきたいと考えています。そのためには、より個別最適なコミュニケーションやデータ活用が必要なので、PERSONAには今後も改善・進化を期待しています。新卒採用ではターゲット層に刺さるアプローチや、クロージング施策の充実がカギになると思っています。また、面接評価のナレッジ化や、面接官トレーニングにも注力していく予定です。

柴田様： 今後は採用広報やインターン企画など、より上流の取り組みにも注力したいと思っています。候補者との接点を早期に作り、オークファンの魅力を伝える場を増やしていきたいです。採用がもっと魅力的で楽しい仕事になるように、ツールにも人にも支えてもらいながら進めていきたいです。特に「オークファンで働きたい」と言ってもらえるような、ブランドづくりに力を入れていきます。

―― 導入を検討している企業へ一言お願いします。

荒井様： 単なる機能比較だけでなく、“人として相談できる・向き合ってくれる”ベンダーかどうかが非常に重要です。PERSONAは、まさにそういった伴走型のサービスです。“迷っているなら、PERSONAで全然いいんじゃない？”と思いますよ。

柴田様： ツールを入れて終わり、ではなく「一緒に作っていく」感覚を持てるのが、PERSONAの魅力だと思います。ちょっとした困りごともSlackで相談すればすぐに返事がもらえるので、安心して日々の業務を進められています。柔軟に要望を受け止め、スピード感を持って改善に動いてくれる姿勢にも助けられています。だからこそ、導入後も「進化し続ける採用」を実現できていると感じています。